¿Qué es la Guía de Despacho?
La Guía de Despacho es un documento tributario que respalda el traslado físico de mercaderías o bienes desde un punto a otro. Su función principal es acreditar que los productos que se transportan tienen un origen legítimo y están debidamente documentados ante el Servicio de Impuestos Internos (SII).
A diferencia de la factura, la Guía de Despacho no representa una venta, sino únicamente el movimiento o traslado de bienes. Es especialmente útil cuando la facturación se realizará posteriormente o cuando se trasladan productos entre bodegas de una misma empresa.
🎯 Propósito Principal
La Guía de Despacho sirve para:
- Acreditar la propiedad y origen legal de las mercaderías en tránsito
- Evitar problemas en fiscalizaciones de Carabineros o SII durante el transporte
- Documentar movimientos de inventario entre sucursales
- Respaldar entregas a clientes cuando la factura se emite después
📋 ¿Cuándo es Obligatorio Usar Guía de Despacho?
1. Traslado Entre Bodegas o Sucursales
Cuando una empresa mueve mercadería entre sus propios establecimientos (matriz a sucursal, bodega a tienda, etc.), debe emitir una Guía de Despacho.
Ejemplo:
Una cadena de supermercados traslada productos desde su centro de distribución en Santiago hacia sus tiendas en regiones.
2. Entrega a Cliente (Factura Posterior)
Cuando se entregan productos a un cliente pero la factura se emitirá después (por ejemplo, al final del mes o después de verificar conformidad).
Ejemplo:
Una distribuidora entrega productos a un retail que paga a 30 días. Se emite Guía de Despacho al momento de la entrega y la factura se genera al cierre del mes.
3. Ventas a Terreno o Delivery
Para ventas realizadas fuera del local comercial donde el pago y la factura se emiten en el momento de la entrega.
Ejemplo:
Un vendedor de muebles realiza entregas a domicilio. Emite Guía de Despacho para el transporte y factura cuando el cliente recibe y paga.
4. Envío a Reparación o Procesamiento
Cuando se envían bienes para servicio técnico, mantención, procesamiento industrial o modificación, sin transferir la propiedad.
Ejemplo:
Una empresa textil envía telas a un taller externo para teñido. La mercadería vuelve después del proceso sin que haya venta.
5. Productos en Consignación
Para enviar mercaderías a otro comercio que las venderá a nombre del propietario original, pagando solo por lo vendido.
Ejemplo:
Un productor de artesanías deja productos en una tienda boutique. Se emite Guía de Despacho y la factura solo cuando la tienda vende los productos.
⚖️ Guía de Despacho vs Factura: Diferencias Clave
| Característica | Guía de Despacho | Factura |
|---|---|---|
| Propósito | Respaldar traslado de mercaderías | Documentar una venta o servicio |
| ¿Acredita venta? | ❌ No | ✅ Sí |
| ¿Incluye IVA? | No aplica | ✅ Sí (cuando corresponde) |
| ¿Sirve para contabilidad? | Solo para control de inventario | ✅ Registro contable completo |
| ¿Obligatorio para transporte? | ✅ Sí | No necesariamente |
| ¿Puede ser anulada? | ✅ Sí | Solo con Nota de Crédito |
| ¿Genera obligación de pago? | ❌ No | ✅ Sí |
💡 Importante
Una Guía de Despacho puede ser convertida posteriormente en factura a través del sistema de facturación electrónica del SII, indicando el número de guía que la respalda.
📝 Información Obligatoria en una Guía de Despacho
Según la normativa del SII, toda Guía de Despacho debe contener los siguientes datos:
Datos del Emisor
- Fecha de emisión
- Timbre electrónico (código QR)
- Tipo de traslado (entre sucursales, venta, etc.)
Detalle de Mercaderías
- Descripción detallada de los productos
- Cantidad de cada ítem
- Unidad de medida (kg, unidades, litros, etc.)
- Precio unitario (opcional, depende del caso)
💻 Guía de Despacho Electrónica (GDE)
Desde enero de 2023, la Guía de Despacho Electrónica es el formato oficial y obligatorio para todos los contribuyentes que emiten documentos tributarios electrónicos. Las guías en papel han quedado obsoletas.
🚀 Ventajas de la Guía Electrónica
Emisión Instantánea
Genera guías en segundos desde cualquier dispositivo conectado a internet
Validación Automática
El SII valida el documento inmediatamente al emitirse
Trazabilidad Completa
Historial digital de todos los movimientos de mercaderías
Conversión a Factura
Facilita convertir la guía en factura cuando corresponda
Sin Papel
Elimina costos de impresión y contribuye al medio ambiente
Integración con ERP
Se conecta con sistemas de gestión empresarial
Cómo Emitir una Guía de Despacho Electrónica
Obtén tu Certificado Digital
Debes tener un certificado digital vigente emitido por una entidad certificadora autorizada (ej: E-Sign, Acepta, Camerfirma).
Usa un Sistema de Facturación Electrónica
Puedes usar plataformas como Comprobante.cl, el sistema gratuito del SII, o cualquier software certificado.
Completa los Datos Requeridos
Ingresa datos del receptor, detalle de mercaderías, tipo de traslado y dirección de destino.
Genera y Envía el Documento
El sistema genera la guía con su código QR. Puedes enviarla por email al destinatario o imprimirla para acompañar el envío.
El SII Valida Automáticamente
El documento queda registrado en el SII y puede ser verificado escaneando el código QR.
⚠️ Sanciones por No Emitir Guía de Despacho
Transportar mercaderías sin Guía de Despacho constituye una infracción tributaria sancionada por el Código Tributario y puede tener graves consecuencias.
🚨 Multas del SII
Monto: Entre 1 y 40 UTM ($60.000 a $2.400.000)
El monto exacto depende de la gravedad de la infracción, reincidencia y monto de la mercadería transportada.
La sanción se aplica tanto al emisor (quien debió emitir la guía) como al transportista (quien traslada sin el documento).
🚔 Comiso de Mercaderías
Carabineros o inspectores del SII pueden retener o incautar las mercaderías que se transportan sin Guía de Despacho válida hasta regularizar la situación.
Casos graves:
Si existe sospecha de comercio ilegal o contrabando, las mercaderías pueden ser decomisadas definitivamente y el caso derivado a la justicia penal.
📋 Presunción de Venta No Declarada
El SII puede presumir que las mercaderías sin guía corresponden a ventas no declaradas, lo que genera liquidaciones de impuestos, intereses y multas adicionales por evasión.
¡Importante para Transportistas!
Si trabajas como transportista, SIEMPRE verifica que la carga cuente con su Guía de Despacho antes de iniciar el viaje. Eres solidariamente responsable ante el SII aunque no seas el dueño de la mercadería.
❓ Preguntas Frecuentes
¿Puedo emitir una Guía de Despacho sin RUT del destinatario?
No. El RUT del receptor es un dato obligatorio. Si el destinatario es una persona natural sin RUT (menor de edad, extranjero sin RUT definitivo), puedes usar el RUT genérico 66.666.666-6 para consumidor final, pero esto solo aplica en casos muy específicos. Lo ideal es siempre obtener el RUT real.
¿Cuánto tiempo tengo para convertir una Guía en Factura?
No existe un plazo legal específico, pero se recomienda facturar dentro del mismo mes tributario en que se realizó el traslado. Si facturas en meses posteriores, podrías tener complicaciones con el registro del IVA y la declaración de ingresos.
¿La Guía de Despacho tiene fecha de vencimiento?
La Guía de Despacho electrónica no vence, pero debe emitirse antes o el mismo día del traslado. Emitirla con fecha posterior es una infracción. El documento debe acompañar a la mercadería durante todo el trayecto.
¿Necesito Guía de Despacho si ya tengo factura?
No necesariamente. Si emites la factura en el momento de la venta y el producto sale inmediatamente, la factura puede servir como respaldo del traslado. Sin embargo, en muchos casos es recomendable emitir ambas: Guía para el transporte y Factura para la venta.
¿Puedo anular una Guía de Despacho?
Sí. Si emitiste una guía por error o el traslado se canceló, puedes anularla a través del mismo sistema de facturación electrónica. La anulación debe hacerse antes de que se use para transportar mercaderías y queda registrada en el SII.
¿Qué hago si Carabineros detiene mi vehículo y no tengo la Guía?
Explica la situación y pide contactar urgentemente a tu empleador o al emisor para que envíe la Guía electrónica por email o WhatsApp. Si la guía existe pero no la llevas impresa, mostrar el PDF digital puede ser suficiente. Si no existe ninguna guía, las mercaderías pueden ser retenidas y deberás regularizar con el SII.
✅ Mejores Prácticas para Usar Guías de Despacho
Emite ANTES del traslado
Genera la Guía antes de cargar el vehículo. Nunca durante el viaje o después.
Incluye detalle completo
Describe claramente los productos, cantidades y características para evitar problemas en fiscalizaciones.
Guarda copias digitales
Mantén respaldos electrónicos organizados por fecha. Te ayudará en auditorías y reclamos.
Capacita a tu equipo
Asegúrate que conductores y bodegueros sepan la importancia de la Guía y cómo obtenerla.
- Nombre o razón social completa
- RUT del emisor
- Dirección del establecimiento
- Giro comercial
Datos del Receptor
- Nombre o razón social del destinatario
- RUT del receptor
- Dirección de destino
- Comuna y ciudad
Datos del Documento
- Número de folio electrónico
- Fecha de emisión
- Timbre electrónico (código QR)
- Tipo de traslado (entre sucursales, venta, etc.)
Detalle de Mercaderías
- Descripción detallada de los productos
- Cantidad de cada ítem
- Unidad de medida (kg, unidades, litros, etc.)
- Precio unitario (opcional, depende del caso)
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Con Comprobante.cl emites Guías de Despacho y Facturas Electrónicas de forma rápida, segura y 100% conforme con el SII.
💼 Conclusión
La Guía de Despacho es un documento tributario esencial para cualquier empresa que transporte mercaderías en Chile. Su correcta emisión no solo te mantiene en regla con el SII, sino que también protege tu negocio de sanciones, multas y complicaciones legales.
Desde 2023, el formato electrónico es obligatorio, lo que ha facilitado enormemente el proceso de emisión, validación y trazabilidad de los traslados. Con las herramientas adecuadas, generar una Guía de Despacho Electrónica toma solo minutos.
📌 Puntos Clave para Recordar
- La Guía de Despacho NO es una venta, solo documenta el traslado físico de mercaderías
- Es obligatoria para traslados entre sucursales, entregas a clientes y envíos en consignación
- Debe emitirse ANTES del traslado, nunca durante o después
- No emitirla puede resultar en multas de hasta 40 UTM y comiso de mercaderías
- Puede convertirse posteriormente en factura a través del sistema del SII
Si tu empresa necesita un sistema eficiente para emitir Guías de Despacho Electrónicas, considera usar Comprobante.cl. Nuestra plataforma te permite generar guías en segundos, con validación automática del SII y almacenamiento seguro de todos tus documentos tributarios.